Objetivo cumplido. La Dirección de Secretaría General del Ministerio del Deporte entregó el producto de archivo central de esta Cartera de Estado en el sector de Agua Clara.

Aquí se encuentra sistematizada la información de todas las unidades desde 1980 hasta 2010 y cuenta con el trabajo de cuatro técnicos, un coordinador y un supervisor. “Esto es para ustedes porque nuestra misión principal es el servicio. En este lugar son bienvenidos”, aseguró la Directora de Secretaría General, Lorena Gutiérrez.

Por su parte, el Ministro del Deporte calificó de un logro histórico la entrega de este archivo, “pues antes no se digitalizaban los documentos y ahora vamos a ahorrar mucho tiempo. Los felicito porque esto también beneficia a los ciudadanos”.

¿Cómo funciona? Pablo Alvarado, funcionario del área, informó que  “el primer paso es ubicar la información con  las unidades, vamos a dar un cronograma de los días en que se retirará y una vez realizado entra a bodega”.

Luego se sistematiza y pasa a la oficina de los técnicos de archivo, quienes ordenan, validan y suben la información al sistema SICODEP, herramienta que maneja el Ministerio para tener la información en el servidor. “La idea es que no tengan que venir a las oficinas, sino que los funcionarios cuenten con una clave y descarguen la documentación necesaria”, indicó Alvarado.

El siguiente paso es almacenarla en las cajas de conservación. “Se colocan en  las estanterías y la posición correspondiente porque cada área tiene un código. El beneficio de la gente son los tiempos de respuesta. Antes no había la información o te demorabas un mes en contestar algo, ahora en ocho horas ya tenemos una respuesta, aunque se busca que el tiempo sea menor aún, de 20 minutos máximo”, añadió.

La Información de 2011 y 2012 se subirá en aproximadamente seis meses; además, Secretaría General también cuenta con un proyecto de biblioteca que se espera inaugurar muy pronto.